Minder handmatige administratie, meer tijd voor sales!
Urenlang gegevens uit je webshop overtypen in je boekhoudpakket? De bierbrouwers van de Amsterdamse brouwerij Poesiat & Kater hadden wel wat beters te doen. Daarom hielpen wij met een koppeling tussen WooCommerce en Asperion. Nu durft de brouwerij eindelijk geld te steken in marketing en zijn ze klaar om op te schalen.
Webshopbestellingen en facturen matchten niet
Poesiat & Kater verkocht al een paar jaar biertjes in hun webshop, maar ze waren geen fan van hun eigen systeem. “We hadden een website, maar de webshop stond ergens anders en dat was verwarrend. Voor onszelf en voor onze klanten. Het design paste ook niet bij ons maar via het oude cms konden we de site helaas niet pimpen”, vertelt Julian Alvarez Zarate, bierbrouwer en medeoprichter van Poesiat & Kater.
“De oude website was gekoppeld met ons boekhoudpakket Asperion, maar dat verliep ook niet vlekkeloos. In de webshop kreeg bijvoorbeeld iedere bestelling een eigen nummer. Maar in Asperion kreeg die order een ander nummer. Daardoor kon onze boekhouder niet zien welke facturen, orders en betalingen bij elkaar hoorden. Dat kostte veel uitzoektijd. Bestellingen en voorraden werden ook niet automatisch bijgewerkt. Dan moest je naar Asperion en werden na een paar keer klikken pas de orders gesynchroniseerd. Dat vergaten we weleens te doen.”
Orders automatisch in administratie
Vier jaar geleden was Julian het zat: “Maar zo’n nieuwe website is een enorm project. In 2022 hebben we echt stappen gezet en lieten we een nieuwe website mét een webshop bouwen in WordPress en WooCommerce. En we wilden dat bestellingen vanuit de webshop automatisch in Asperion zouden belanden, want ons hele bedrijf draait op dat pakket. Dus ik moest en zou een koppeling vinden tussen Asperion en WooCommerce. Via Google ontdekte ik dat alleen APIcenter dat kon regelen, dus ik plande een meeting met Jelle.”
Advies over synchronisaties
Zijn samenwerking met APIcenter begon met een meeting over Julians bedrijf en wensen, nu en in de toekomst. Julian: “APIcenter weet alles over e-commerce en de manieren van koppelen, maar hoe een programma als WooCommerce of Asperion wordt gebruikt, is in ieder bedrijf anders. Daarom hebben we uitgelegd hoe wij met die programma’s werken. Daarna gaf Jelle ons advies over welke synchronisaties we nodig hadden. Hij kent de markt heel goed, dus ik kreeg ook nog een tip over een partij waar ik makkelijk verzendlabels voor onze pakketten kan printen. Wij kozen ervoor om orders, voorraad en productinformatie te laten synchroniseren. We wilden alle velden gelijktrekken om ze te kunnen beheren in WooCommerce.”
APIcenter regelt het technische gedoe
Van Julians wensen brouwden wij een lekker werkende koppeling tussen WooCommerce en Asperion. “Je bespreekt hoe je de koppeling ingericht wil hebben en APIcenter doet de rest. Dat is heel fijn, want het is best technisch allemaal. En ik ben zelf meer van de leidingen en pompen dan computercode”, zegt de bierbrouwer. “Wij hoefden alleen een paar keer toestemming geven in het platform om de koppeling te autoriseren. Daarna gaan ze met de setup en testorders aan de slag en dan zien je even allemaal gekke dingen gebeuren in je administratie. Alles werd live met ons afgestemd via e-mail en getest, dus dat ging heel snel. Binnen 2 uur was de eerste koppeling al opgezet. Het verdere finetunen ging ook snel. Ze zitten erbovenop.”
Hop naar de top
Dankzij de koppeling houdt Poesiat & Kater meer tijd over om bier te brouwen en verkopen. Ze hoeven namelijk geen details uit de webshop meer over te typen in Asperion. Dit zegt Julian er zelf over: “Orders vanuit WooCommerce verschijnen vanzelf in Asperion. En als we in Asperion bijvoorbeeld de voorraad wijzigen, gebeurt dat automatisch ook in de webshop. Vroeger moesten we dat handmatig bijhouden. Gelukkig gaat het nu vanzelf.”
“Door de koppeling lopen onze bestellingen soepeler en samen met het nieuwe design zorgen we voor een betere klantervaring. Ook omdat bijvoorbeeld de voorraadinformatie in de webshop altijd realtime is. Vroeger hadden we geen goede basis om mee naar buiten te treden. We durven nu eindelijk tijd en geld te investeren in marketingcampagnes om onze online sales te boosten. Met onze nieuwe webshop en de administratie en logistiek op orde kunnen we met vertrouwen opschalen.”
Graag gedaan Julian, proost op jullie!
Probeer het gratis!
Ben jij ook helemaal klaar met het overtypen van orders en betalingen? Maak een gratis account aan en laat de data in je webshop en boekhoudpakket automatisch synchroniseren. Moet jij ’s opletten hoeveel tijd je dan overhoudt.