Exact Online HubSpot Koppeling

Proces

Voorraad wordt gesynchroniseerd vanuit Business Central naar HubSpot.

Instellingen

Verschillende soorten voorraadberekeningen worden ondersteund. Standaard wordt de beschikbare voorraad - verkoopreserveringen verzonden.

U kunt de waarde naar het doelsysteem instellen als u wilt dat de voorraad wel of niet beheerd wordt.

Orders kunnen gesynchroniseerd worden van HubSpot naar Exact Online.

Proces

Je kunt de status instellen waarop orders worden verstuurd vanaf HubSpot, bijvoorbeeld alleen de betaalde orders.

Zodra APIcenter de ordergegevens ophaalt, wordt deze verwerkt, ontbrekende gegevens toegevoegd (bijvoorbeeld verplichte gegevens voor business central zoals Business Posting Group) en start het verzendproces richting Exact Online. Eerst controleert APIcenter of de order al bestaat, als dit het geval is wordt de order overgeslagen. Als de order nog niet bestaat controleert APIcenter of de klant bestaat en afhankelijk van de uitkomst wordt de klant aangemaakt of bijgewerkt. APIcenter controleert of alle producten bestaan en vervolgens wordt de order toegevoegd.

APIcenter maakt onderscheid in het aanmaken van de klant op basis van de ontvangen brondata. Als APIcenter een bedrijfsnaam ontvangt van de bron, wordt er een zakelijke debiteur aangemaakt met de onderliggende contactpersoon. Als er geen bedrijf is, wordt er een persoonlijke debiteur aangemaakt.

De controle op het bestaan van klanten gebeurt standaard op basis van e-mailadres.

Ordertypes

Je kunt bepalen welk type order je wilt verzenden naar Exact Online.

Onze Exact Online-integraties ondersteunen Orders of Facturen.

Instellingen

Binnen APIcenter kun je specifieke instellingen instellen die verplicht zijn voor Exact Online, zoals Klant Postingsgroep, Algemene Bedrijfspostgroep, etc. Voor een volledig overzicht raadpleeg de documentatie.

Standaard bieden wij functionaliteit om specifieke koppelingen te maken, zoals betalingsvoorwaarden en -methoden van HubSpot naar Exact Online.

Wil je gebruik maken van een standaard debiteur? Dit is ook standaard beschikbaar in APIcenter.

Datamapper

APIcenter levert standaard een koppeling waarmee je een order kunt versturen naar Exact Online. Je kunt dit ook zelf aanpassen.

Standaard gemapte velden zijn bijvoorbeeld:

• Klantnaam
• Factuuradres straat
• Nummer
• Postcode
• Plaats
• Land
• Verzendadres straat
• Nummer
• Postcode
• Plaats
• Land
• SKU
• Aantal
• Prijs

Proces

De klantstroom is anders dan de klanten die worden aangemaakt via de bestelstroom. In deze stroom worden klanten altijd bijgewerkt bij een verandering. En in de bestelstroom worden klanten alleen bijgewerkt bij een bestelling.

We controleren standaard of de klant bestaat op basis van het e-mailadres.

Instellingen

Je kunt de verplichte velden voor Exact Online instellen in het tabblad instellingen, bijvoorbeeld de bedrijfsboekingsgroep.

Data-mapping

Standaard is de flow al gemapt. Je kunt dit ook naar wens aanpassen.

Standaard gemapte velden zijn bijvoorbeeld:

• Klantnaam
• Factuuradres
• Straat
• Nummer
• Postcode
• Plaats
• Land
• Verzendadres
• Straat
• Nummer
• Postcode
• Plaats
• Land

Proces

Producten worden gesynchroniseerd van Exact Online naar HubSpot. Binnen deze synchronisatie worden verschillende soorten producten ondersteund. APIcenter verzamelt de gegevens van Exact Online, waarna het door de APIcenter wordt uitgevoerd om de juiste instellingen, waarden en formaten te hebben voordat het naar HubSpot wordt verzonden. Producten worden aangemaakt of bijgewerkt op basis van de SKU.

U kunt binnen APIcenter onderscheid maken tussen het gedrag bij het aanmaken en bijwerken van producten. Bijvoorbeeld, wanneer APIcenter een product aanmaakt en de lange beschrijving van de Exact Online invoert, maar als u de gegevens na deze stap verrijkt in HubSpot, wilt u niet dat deze wordt overschreven met een update. Hiervoor kunt u een selectievakje instellen om de productinformatie bij te werken.

Producttypes

Ondersteunde producttypes: Simpele, virtuele, variant/configureerbare producten.

Eigenschappen/Kenmerken

Naast de generieke en aangepaste velden van Exact Online worden ook Itemkenmerken van Exact Online ondersteund. Deze moeten handmatig worden toegewezen in APIcenter.

Eigenschappen worden gebruikt voor het maken van configureerbare producten, zoals maat/kleur/opties. Kenmerken worden gebruikt als extra informatievelden, denk aan land van herkomst, type, levertijd, enz.

Categorieën

Categorieën kunnen worden aangemaakt of bijgewerkt van Exact Online naar HubSpot.

Afbeeldingen

Afbeeldingen worden ondersteund van Exact Online naar HubSpot. Wees je ervan bewust dat Exact Online slechts 1 afbeelding ondersteunt.

Datamapper

U kunt extra velden toewijzen die beschikbaar zijn in de API. Voor standaard werkende integraties hebben we al de basisvelden toegewezen die nodig zijn; bijvoorbeeld

Velden

• Naam/Titel
• SKU
• Lange beschrijving
• Korte beschrijving
• Prijs excl. BTW of incl. BTW
• Hoeveelheid
• EAN/GTIN
• Valuta

Voor de Applicatie om correct te functioneren met de functionaliteit van ApiCenter moeten aan de volgende voorwaarden worden voldaan:

• Een account op app.apicenter.io. U kunt zich registreren voor een account hier.
• Een Financials en/of Logistics package.
• Een API-gebruiker met de volgende toestemmingen:
• Accountancy
• Accounts / CRM
• Financials
• Inventory / Logistics
• Sales Order / Sales Invoice
• Een "Geautoriseerde Gebruiker" (1) moet toegang hebben tot de informatie.